Obowiązek informacyjny dla: PKP INFORMATYKA SPÓŁKA Z O.O.
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
1. PKP Informatyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 142A, 02-305 Warszawa („PKP Informatyka”) informuje, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia zamówienia.
2. PKP Informatyka wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych przesyłając wiadomość e-mail na adres: iod@it-pkp.pl lub pisemnie na adres: PKP Informatyka sp. z o.o., 02-305 Warszawa, Al. Jerozolimskie 142A.
3. W tabeli poniżej wskazaliśmy cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania przez PKP Informatyka danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1 powyżej:
1. PKP Informatyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy Al. Jerozolimskich 142A, 02-305 Warszawa („PKP Informatyka”) informuje, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) w odniesieniu do danych osobowych osób fizycznych (przedsiębiorców), osób fizycznych reprezentujących podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot jako osoby do kontaktu, osoby wskazane w ofercie oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie Umowy lub wykonywanie czynności w ramach prowadzonego postępowania i udzielenia zamówienia.
2. PKP Informatyka wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych przesyłając wiadomość e-mail na adres: iod@it-pkp.pl lub pisemnie na adres: PKP Informatyka sp. z o.o., 02-305 Warszawa, Al. Jerozolimskie 142A.
3. W tabeli poniżej wskazaliśmy cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania przez PKP Informatyka danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1 powyżej:
Cel przetwarzania:
Przeprowadzenie postępowania, udzielenie zamówienia, wykonanie umowy
Dane przetwarzane:
dane zwykłe: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, nazwa wykonawcy, siedziba i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, inne dane osobowe udostępnione na platformie platformy zakupowej eB2B
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
Przeprowadzenie postępowania, udzielenie zamówienia, wykonanie umowy
Dane przetwarzane:
dane zwykłe: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, nazwa wykonawcy, siedziba i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, inne dane osobowe udostępnione na platformie platformy zakupowej eB2B
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
Cel przetwarzania:
Cele archiwalne (dowodowe) obejmujące zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów związanych z ogłoszonym lub prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, w tym zawarciem lub wykonaniem umowy
Dane przetwarzane:
dane zwykłe: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, nazwa wykonawcy, siedziba i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
Cele archiwalne (dowodowe) obejmujące zabezpieczenie informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów związanych z ogłoszonym lub prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, w tym zawarciem lub wykonaniem umowy
Dane przetwarzane:
dane zwykłe: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, numer służbowego telefonu/faksu, służbowy adres email, nazwa wykonawcy, siedziba i adres wykonawcy, REGON, NIP, PESEL, adres zamieszkania, adres strony internetowej
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f) RODO
4. Przetwarzane dane osobowe PKP Informatyka może udostępniać następującym podmiotom:
- grupie eB2B obejmującej spółkę eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa i spółkę eB2B Service Sp. z o. o. spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela platformy zakupowej eB2B (https://itpkp.eb2b.com.pl), za pośrednictwem której była składana oferta lub inne dokumenty przekazywane przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
- sądom powszechnym - w sytuacji ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z prowadzonym postępowaniem;
- swoim podwykonawcom, świadczącym usługi księgowe, prawnicze, informatyczne, obsługi biurowej, pocztowe, kurierskie, windykacyjne, ubezpieczeniowe (w tym likwidatorzy szkód) lub inne;
- podmiotom współpracującym, z którymi wspólnie prowadzi dane postępowanie o udzielenie zamówienia.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
6.Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających ze stosunku prawnego łączącego PKP Informatyka z danym wykonawcą, chyba, że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania, np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne lub inny obowiązek wymagany przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
7.Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, ich sprostowania (poprawiania), usunięcia (w przypadku uznania, że nie PKP Informatyka nie ma podstaw do przetwarzania danych osobowych danej osoby) lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, jeżeli ono przysługuje na podstawie art. 20 RODO.
8.Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
9. Dane osób zarejestrowanych na platformie zakupowej eB2B są przetwarzane przez firmę eB2B Sp. z o.o. Obowiązek informacyjny firmy eB2B Sp. z o.o. dostępny jest pod adresem: https://platforma.eb2b.com.pl/cms/page/id/obligation-to-provide-informations
10.W przypadku udostępnienia PKP Informatyka przez podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia danych osobowych (np. swoich pracowników, pełnomocników, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób), PKP Informatyka prosi o poinformowanie tych osób:
- o zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych PKP Informatyka,
- o tym, że PKP Informatyka jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
- o tym, że podmiot udostępniający jest źródłem pozyskania przez PKP Informatyka ich danych osobowych.
11.Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, PKP Informatyka uzyskała od spółki eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, spółki eB2B Service Sp. z o. o. spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, bezpośrednio od wykonawców, jeśli podali oni te dane w formularzu ofertowym lub ofercie składanej w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, umowie zawieranej z wybranym wykonawcą, a także ze stron internetowych wykonawców, Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej oraz innych ogólnie dostępnych źródeł danych.
- grupie eB2B obejmującej spółkę eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa i spółkę eB2B Service Sp. z o. o. spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, Al. Komisji Edukacji Narodowej 51 lok. U21, 02-797 Warszawa – właściciela platformy zakupowej eB2B (https://itpkp.eb2b.com.pl), za pośrednictwem której była składana oferta lub inne dokumenty przekazywane przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
- sądom powszechnym - w sytuacji ewentualnego dochodzenia roszczeń związanych z prowadzonym postępowaniem;
- swoim podwykonawcom, świadczącym usługi księgowe, prawnicze, informatyczne, obsługi biurowej, pocztowe, kurierskie, windykacyjne, ubezpieczeniowe (w tym likwidatorzy szkód) lub inne;
- podmiotom współpracującym, z którymi wspólnie prowadzi dane postępowanie o udzielenie zamówienia.
5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.
6.Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane do końca okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających ze stosunku prawnego łączącego PKP Informatyka z danym wykonawcą, chyba, że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania, np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne lub inny obowiązek wymagany przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
7.Osobom, o których mowa w ust. 1, przysługuje prawo do żądania od administratora danych dostępu do ich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, ich sprostowania (poprawiania), usunięcia (w przypadku uznania, że nie PKP Informatyka nie ma podstaw do przetwarzania danych osobowych danej osoby) lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, jeżeli ono przysługuje na podstawie art. 20 RODO.
8.Osobom, o których mowa w ust. 1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
9. Dane osób zarejestrowanych na platformie zakupowej eB2B są przetwarzane przez firmę eB2B Sp. z o.o. Obowiązek informacyjny firmy eB2B Sp. z o.o. dostępny jest pod adresem: https://platforma.eb2b.com.pl/cms/page/id/obligation-to-provide-informations
10.W przypadku udostępnienia PKP Informatyka przez podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia danych osobowych (np. swoich pracowników, pełnomocników, wspólników, współpracowników, kontrahentów, dostawców, beneficjentów rzeczywistych lub innych osób), PKP Informatyka prosi o poinformowanie tych osób:
- o zakresie danych osobowych dotyczących tych osób, a przekazanych PKP Informatyka,
- o tym, że PKP Informatyka jest administratorem ich danych osobowych oraz że przetwarza ich dane osobowe na zasadach określonych powyżej,
- o tym, że podmiot udostępniający jest źródłem pozyskania przez PKP Informatyka ich danych osobowych.
11.Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, PKP Informatyka uzyskała od spółki eB2B Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, spółki eB2B Service Sp. z o. o. spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, bezpośrednio od wykonawców, jeśli podali oni te dane w formularzu ofertowym lub ofercie składanej w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, umowie zawieranej z wybranym wykonawcą, a także ze stron internetowych wykonawców, Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej oraz innych ogólnie dostępnych źródeł danych.
